Основные принципы построения успешной, долгосрочной интранет-программы

Создание полезного интранета

 

Стоит понимать своих работников – чем занимаются, их работу и необходимые инструменты. Для этого можно лично наблюдать за рабочим процессом, общением с клиентами. Интранет должен разрабатываться с учетом его задач – какие цели он преследует, от этого и будет зависеть функционал. Но делать нужно ответственно. Многие компании с помощью интранета дарят сотрудникам удобную возможность поиска нужных людей, общения между собой, используя информативный справочник, который доступен и со смартфона.

 

Придерживайтесь сотрудничества со сторонниками в руководстве

 

После нахождения сторонника создания социального интранета в рядах руководства, нужно постоянно с ним взаимодействовать. Общение должно сохраняться на каждой стадии – при внедрении, запуске и дальнейшем превращении своего проекта в «программу». Обращаться к сторонникам нужно лишь с вопросами в его компетенции. Рассказывайте ему про серьезные события, интересные истории и достижения с разработкой интернета.

 

В основе должны быть цель и стратегия компании

 

Следует внимательно ознакомиться со стратегическими планами и целями компании, на которых и будет основываться разработка интранета. Но на этом наша разработка заканчиваться не должна – проект должен стать реальной помощью в реализации корпоративной стратегии и достижении целей.

 

Принципы совместного владения еще с этапа проектирования

 

С самого начала к работе с интранет-проектом следует привлечь людей, которые принимают ключевые решения. Следует спланировать и организовать структурные программы, направленные на тестирование системы – для вовлечения рядовых сотрудников компании. Должна быть сформирована эффективная команда, в которую входят специалисты разных профилей. На её основе будет разрабатываться централизованная структура, предназначенная для управления интранетом. Стоит определить и сделать должный акцент на моментах, в которых важное значение отводится усилиям не отдельных сотрудников, а целых команд. При больших инвестициях усилий сотрудников в работу над интранетом возрастает и степень их вовлеченности.

 

У интранета должно быть имя, используемое при каждой возможности

 

Стоит привлекать сотрудников компании также к поиску имени для предстоящего интранет-проекта, грамотно организовав процесс. Следует по возможности охватить всех, кого сможете. Необходимо предпринимать все усилия для популяризации выбранного названия интранета, обеспечив настоящий «культ проекта». 

 

Заблаговременное планирование интранет-программы

 

План работы интранет-проекта должен быть просчитан минимум на год вперед после официального запуска. Этот период позволит организовать работу всех процедур управления соцсетью, с их переводом в режим повседневных задач.

 

Интеграция с важными бизнес-процессами

 

Следует определиться с основными бизнес-процессами, которые могут совершенствоваться благодаря возможностям интранета. Главной задачей становится выделение проектов, которые могут подлежать дальнейшему улучшению, занимаясь их апгрейдом средствами запущенного социального интранета.

 

Изучение интранета должно быть включено в курсы для новичков

 

Работа с хорошим интранетом будет интересна новичкам, поэтому можно сэкономить необходимые средства и силы для вовлечения пользователей.

 

Запуск должен быть процессом на полгода, а не на день

 

Стоит понимать, что запуск проекта интранета – не просто конкретная дата, а достаточно продолжительный процесс. Не забывайте – после запуска предстоит множество оповещений, поддержка, обучение, сбор обратной связи от пользователей и пр.

 

Очередность ввода нового функционала

 

Не стоит одновременно внедрять все возможности интранета. Необходимо планирование ввода новых секций и инструментом интранета по кварталам. В результате удастся поддерживать корпоративную сеть управляемой, с эффективным сбором обратной связи пользователей о функционале проекта.

 

Планируйте удаление старого контента и проведение других работ с контентом

 

Пересматривать и обновлять контент нужно каждый год. В том числе обновление навигации, с выбором места размещения нового контента. Также не забываем про оценку, отправку старых постов и новостей в архив. Полезным решением становится небольшой аудит, который позволяет выявить отдел, нуждающийся в дополнительной мотивации для приведения профайлов сотрудников в соответствующий вид.

 

Регулярные встречи ключевых персон

 

Продумайте область своих решений, которые будут выноситься на обсуждение фокус-группы. Организуйте регулярные встречи команды, управляющей интранетом, с адекватной повесткой дня и контролем эффективности проводимых обсуждений.

 

Проектные группы должны стать постоянными структурами

 

Для работы с интранет-проектами обычно предполагается создание кросс-функциональных групп, в частности коллективы «по запуску и коммуникациям» и «миграции контента». Следует создать план сохранения и перевода команд для работы на постоянной основе.

 

Определитесь с основными показателями, показывайте их рост

 

При серьезных целях и действии контрольных показателей в работе интранета, периодически нужно информировать пользователей о состоянии дел. Пользователи смогут понимать ваш серьезный настрой на развитие проекта.

 

Для получения реальных достижений и доказательств пользы интранета одной встроенной аналитики может быть недостаточно. Важна готовность к сочетанию аналитики с различными находками, качественными показателями и данными опросов.

 

Главная задача – никогда не нужно полагать, что интранет может достигнуть «конечной точки» своего развития.