Социальный интранет для предотвращения дедлайнов

Дедлайн - частенько это слово воспринимается практически как приговор. Еще совсем немного осталось до сдачи проекта, а сделать нужно столько всего… Почему так бывает? Вроде бы все места в компании занимают хорошие специалисты, работа бурлит, все делается правильно. Почему же вновь и вновь приходится преодолевать одни и те же трудности?

 

 

Нарушить сроки дедлайна можно по множеству причин. Каждая компания, команда или проект может рассказать свою историю, с деталями и особенностями. Но есть общие проблемы, которые, так или иначе, знакомы почти всем.

 

Леонид, который общается с заказчиком, забывает прикрепить один файл из четырех полученных и отправляет Дмитрию письмо с неполной информацией. Дмитрий тем временем составляет задания для Игоря и Петра, и ошибка переходит по электронной почте дальше по цепочке. Через какое-то время задание вроде бы сделано, но, оказывается, неправильно. Столько сил было потрачено и все зря, нужно все переделывать.

 

Ситуация очень упрощенная и условная, но довольно показательная. Одна маленькая ошибка, небольшой сбой в обмене данными - и проект срывается, можно забыть про дедлайны.

 

В этом месте можно начать длительную дискуссию о современных способах управления проектами, конкретных приемах и дальше, а можно сказать всего одну фразу - социальный интранет. 

 

Корпоративный портал - это локальная социальная сеть, которая существенно упрощает обмен данными, делает рабочие процессы в компании прозрачными, а также намного повышает эффективность и скорость коммуникаций.

 

Как все происходит на практике можно узнать уже сейчас. Команда до 12 человек может опробовать основные функции социального интранета бесплатно.

 

Почему эту систему называют социальным интранетом? Потому что опции привычного фирменного интранета совмещены с самыми удобными и полезным механизмами социальных сетей.

 

Что лежит в основе социального интранета? Как и в любой социальной сети - личные профили пользователей. Личный профиль сотрудника рассказывают такую информацию: фио, должность в компании, свое подразделение и контакты. Очень напоминает социальную сеть, не правда ли? А дальше уже идет различия.

 

В профиле пользователя указываются профессиональные интересы и навыки, опыт работы, рабочие задачи в настоящий момент времени, проектные сообщества и группы, в которых состоит человек. Все эти сведения позволяют без проблем находить нужных экспертов и специалистов внутри компании и всегда знать, кто, что делает.

 

 

В любой социальной сети есть «лента новостей». В корпоративном портале предусмотрен аналогичный механизм - «Живая лента». Здесь видны вопросы и статусы коллег, информация об этапах задач, возникновении новых документов, новых ответах в общении, полученных «лайках». Лента активности дает возможность быть в теме, знать, что происходит в компании, какие произошли изменения в проектах.

 

Вспомнив об обсуждениях и лайках, нужно остановиться на них детальнее.  Комментировать можно все: задачи, новости из ленты, статусы и даже документы, которые прикрепляют коллеги. Вместо детального электронного письма можно написать пару строк в комментариях. Можно хотя бы поставить «Мне нравится» и сказать спасибо или вообще ничего не говорить. Коммуникации становятся быстрее, проще и протекают без пустых формальностей.

 

А если понадобиться сказать что-то тет-а-тет, для этого есть мгновенные сообщения. В мессенджере хранится вся переписка в архиве, где поиск позволяет найти все, что нужно.

 

Возможности для быстрого обмена данными и открытого общения в корпоративном портале плотно интегрированы с главными рабочими инструментами. Возможности системы это не просто надстройка над календарями, управлением задачами, отчетами, проектными группами, CRM-системой, файловым объемом данных - это органичная экосистема.

 

Это единая рабочая среда, которая обеспечивает оперативный доступ к рабочим инструментам и нужной информации.

 

Что бы изменилось в ситуации с Леонидом, если бы его команда работала в портале? Изначально, Леонид записал бы результаты коммуникации с клиентом в CRM-системе и они были бы доступны для чтения всеми членами команды. Если бы сотрудник забыл прикрепить нужный документ, остальные заметили бы несоответствие и сразу же задали вопрос. Дальше Леонид мог бы увидеть несоответствие в заданиях, которые в системе Дмитрий оформил бы в виде стандартных заданий. Задача в корпоративном портале это не письмо, которое может потеряться во «входящих», она непременно напомнит о себе в ленте новостей.

 

Наконец, Леониду не составило бы труда наблюдать за работой Игоря и Петра: новыми документами, обсуждениями по задачам, промежуточными комментариями. Опять же, все появлялось бы в «Живой ленте», которая доступна для просматривания за несколько минут от начала до конца. 

 

Сами задачи постоянно напоминали бы о себе Игорю и Пете с помощью «счетчика», который доходчиво и недвусмысленно сообщает: есть проблемы. Пропущен или приближается дедлайн, оставлено без оценки и внимания важное задание. Всегда видно число «горящих» задач - нет ни одного шанса растянуть сроки.

 

Вот так легко за счет удобной подачи данных, открытости и осведомленности о состоянии работы в режиме реального времени, могут не допускаться ошибки и соблюдаться сроки.

 

Кроме того можно вспомнить, что корпоративный портал является облачным решением, поэтому внедрять ничего не нужно - просто приступать к работе. Работе в любом месте, располагая доступом ко всем нужным инструментам, потому что у портала есть мобильные приложения. Звучит очень заманчиво, слишком хорошо? У вас есть в любой момент возможность проверить все самостоятельно.